Der Unterschied zur Integration
ERP-Integration verbindet zwei große Systeme dauerhaft. Automatisierung ergänzt das – für alle Fälle, die die Standard-Integration nicht abdeckt: Benachrichtigungen, Sonderfälle, Cross-System-Aktionen.
1 Die wichtigsten Tools
Für E-Commerce Automatisierung gibt es verschiedene Ansätze – von der direkten ERP-Anbindung bis zu flexiblen Workflow-Plattformen. Jedes Tool hat seine Stärken:
Xentral Connect
iPaaS & Workflow-Automatisierung
Vollwertige Integrationsplattform für E-Commerce-Workflows. Verbindet Shops, ERPs, CRMs und Marketing-Tools – mit besonderer Stärke bei Xentral ERP. Fertige Konnektoren für Shopware, HubSpot, Klaviyo und viele weitere Systeme. Visuelle Workflow-Erstellung ohne Programmierung.
n8n
Self-hosted, Open Source
Läuft auf Ihrem eigenen Server – Daten bleiben bei Ihnen. Ideal für Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen oder sensiblen Kundendaten.
Make (ehem. Integromat)
Cloud-basiert
Visueller Editor mit sehr feiner Kontrolle über Datenflüsse. Besonders gut für komplexe, verzweigte Workflows mit vielen Bedingungen.
Zapier
Cloud-basiert
Der Platzhirsch mit über 5.000 App-Integrationen. Sehr einfach zu bedienen, besonders für schnelle Verbindungen zwischen Standard-Tools.
2 Praxisbeispiele
Konkrete Anwendungsfälle, die wir regelmäßig umsetzen:
Bestellbenachrichtigung an Slack/Teams
Bei jeder neuen Bestellung eine Nachricht im Team-Channel – mit Bestellwert, Artikeln und Kundeninfo. Gut für Teams, die auf große Bestellungen reagieren wollen.
Trigger: Shopware Webhook → Aktion: Slack Message
Lagerbestandswarnung
Wenn ein Artikel unter 10 Stück fällt: E-Mail an den Einkauf mit Artikeldetails und aktuellem Bestand.
Trigger: Bestand-Änderung → Filter: Bestand < 10 → Aktion: E-Mail
Bewertungsanfrage nach Lieferung
7 Tage nach Versand eine automatische E-Mail mit der Bitte um eine Produktbewertung. Mit Link direkt zum Bewertungsformular.
Trigger: Tracking-Status "Zugestellt" → Delay: 7 Tage → Aktion: E-Mail via Klaviyo/Mailchimp
Rechnungen automatisch archivieren
Jede Rechnung automatisch in Google Drive/OneDrive ablegen – strukturiert nach Jahr/Monat/Kundennummer.
Trigger: Rechnung erstellt → Aktion: PDF in Cloud-Ordner speichern
High-Value-Kunden in CRM taggen
Wenn ein Kunde über 500€ bestellt: In HubSpot/Pipedrive als "VIP" markieren und dem Vertrieb zuweisen.
Trigger: Bestellung > 500€ → Aktion: CRM-Tag setzen + Aufgabe erstellen
3 Wann lohnt sich Automatisierung?
Nicht alles muss automatisiert werden. Gute Kandidaten für Automatisierung sind Prozesse, die:
- Häufig vorkommen – mehrmals täglich oder wöchentlich
- Immer gleich ablaufen – kein Ermessensspielraum nötig
- Zeitkritisch sind – schnelle Reaktion wichtig
- Fehleranfällig sind – bei manueller Ausführung passieren Fehler
Nicht übertreiben
Zu viele Automatisierungen werden unübersichtlich. Starten Sie mit 2-3 wichtigen Workflows und erweitern Sie schrittweise. Dokumentieren Sie jeden Workflow.
4 Unsere Empfehlung
| Situation | Empfohlenes Tool |
|---|---|
| Xentral ERP im Einsatz | Xentral Connect |
| E-Commerce + CRM/Marketing (HubSpot, Klaviyo) | Xentral Connect oder Make |
| Sensible Kundendaten, DSGVO wichtig | n8n (self-hosted) |
| Komplexe Workflows mit vielen Bedingungen | Make |
| Viele verschiedene SaaS-Tools verbinden | Zapier |
| Begrenztes Budget, technisches Team | n8n (self-hosted) |
| Schneller Start ohne Infrastruktur | Make oder Zapier |