1 Was ist E-Procurement?
E-Procurement (Electronic Procurement) ist die elektronische Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen. Statt manuell Bestellungen per E-Mail oder Fax aufzugeben, läuft der gesamte Beschaffungsprozess digital ab – von der Produktsuche über die Genehmigung bis zur Rechnungsstellung.
Für Sie als Händler bedeutet E-Procurement: Ihre Geschäftskunden können direkt aus ihrem ERP- oder Beschaffungssystem in Ihrem Katalog einkaufen, ohne Ihre Website manuell zu besuchen.
Warum das wichtig ist: Viele Großunternehmen und Konzerne arbeiten nur noch mit Lieferanten zusammen, die E-Procurement unterstützen. Ohne diese Fähigkeit verlieren Sie potenzielle Großkunden.
2 Die drei Integrationsmodelle
Im E-Procurement gibt es drei grundlegende Ansätze, wie Lieferantenkataloge mit Beschaffungssystemen verbunden werden:
1. Statische Kataloge
Sie exportieren Ihren Produktkatalog als Datei (CSV, BMEcat, Excel) und laden ihn beim Kunden oder auf einer Beschaffungsplattform hoch. Der Kunde sieht die Produkte direkt in seinem System.
2. Punchout-Kataloge
Der Einkäufer wird aus seinem Beschaffungssystem direkt in Ihren Online-Shop "ausgepuncht". Er shoppt in Ihrer gewohnten Shop-Oberfläche und überträgt den Warenkorb zurück ins Beschaffungssystem.
3. Hosted Catalogs
Ihre Produktdaten werden auf der Beschaffungsplattform (z.B. SAP Ariba) gehostet und regelmäßig per API synchronisiert. Der Kunde kauft komplett in der Plattform ein.
In der Praxis ist Punchout die beliebteste Lösung, da sie aktuelle Preise bietet, ohne dass Sie einen separaten Katalog pflegen müssen.
3 OCI vs. cXML: Die zwei Standards
Für die technische Kommunikation zwischen Beschaffungssystem und Lieferant haben sich zwei Standards etabliert: OCI und cXML.
| Kriterium | OCI | cXML |
|---|---|---|
| Entwickelt von | SAP | Ariba (jetzt SAP) |
| Datenformat | URL-Parameter | XML-Dokumente |
| Komplexität | Einfach | Komplexer, aber mächtiger |
| Bestellbestätigung | Nicht nativ | ✓ OrderResponse |
| Rechnungen | Nicht nativ | ✓ InvoiceDetailRequest |
| Haupteinsatz | SAP ERP on-premise | SAP Ariba, Coupa, Cloud |
Empfehlung: Wenn Sie neu in E-Procurement einsteigen, fokussieren Sie sich auf cXML. Der Standard wird von allen modernen Beschaffungsplattformen unterstützt und bietet mehr Funktionen. OCI sollten Sie nur implementieren, wenn ein wichtiger Kunde explizit danach fragt.
4 SAP Ariba: Der Marktführer
SAP Ariba ist die weltweit größte B2B-Beschaffungsplattform mit über 5 Millionen registrierten Unternehmen. Viele Großkonzerne wickeln ihre Beschaffung ausschließlich über Ariba ab.
Als Lieferant können Sie sich im Ariba Network registrieren und Ihren Katalog bereitstellen. Kunden finden Sie dann über die Lieferantensuche oder können Sie direkt als Lieferanten hinzufügen.
Ariba-Integration: Die Optionen
Standard Account (kostenlos)
Basis-Zugang zum Ariba Network. Sie können Bestellungen empfangen und Rechnungen senden, aber keine eigenen Kataloge hosten.
Enterprise Account (kostenpflichtig)
Voller Funktionsumfang inkl. Katalog-Hosting, Punchout und erweiterte Analytics. Kosten abhängig vom Transaktionsvolumen.
Punchout ohne Ariba-Mitgliedschaft
Technisch möglich: Ihr Shop unterstützt cXML-Punchout, aber Sie sind nicht im Ariba Network gelistet. Kunden müssen Sie manuell als Lieferanten hinzufügen.
5 Punchout-Katalog erstellen: So funktioniert's
Ein Punchout-Katalog ist keine separate Produktdatenbank, sondern eine Erweiterung Ihres bestehenden Online-Shops. Der Ablauf im Detail:
PunchOut Setup Request
Der Einkäufer klickt in seinem Beschaffungssystem auf "Ihren Katalog öffnen". Das System sendet einen cXML-Request an Ihren Shop.
Authentifizierung
Ihr Shop validiert die Anfrage (Shared Secret, Zertifikate) und erstellt eine spezielle Punchout-Session für den Benutzer.
Shopping im Shop
Der Einkäufer wird in einem iFrame oder neuem Fenster auf Ihren Shop weitergeleitet und kann normal einkaufen – mit kundenspezifischen Preisen, falls vorhanden.
Warenkorb-Transfer
Klickt der Einkäufer auf "Bestellung abschließen", wird der Warenkorb als cXML-Dokument (PunchOutOrderMessage) zurück an das Beschaffungssystem übertragen.
Genehmigung & Bestellung
Der Warenkorb durchläuft den internen Freigabeprozess. Nach Genehmigung wird eine Bestellung (OrderRequest) an Ihren Shop gesendet.
Technische Anforderungen
- HTTPS-fähiger Webserver (Pflicht)
- cXML-Parser und -Generator
- Session-Management für Punchout-User
- Kundenspezifische Preislisten (optional, aber empfohlen)
- API für Bestellimport
6 Für wen lohnt sich E-Procurement?
E-Procurement ist kein Muss für jeden Händler. Es lohnt sich vor allem, wenn:
✓ E-Procurement lohnt sich
- Sie verkaufen an Großunternehmen/Konzerne
- Ihre Kunden nutzen SAP, Coupa oder Ariba
- Wiederkehrende B2B-Bestellungen
- Jahresumsatz > 500.000€ mit Großkunden
- Strategische Accounts fordern es
✗ E-Procurement lohnt sich nicht
- Hauptsächlich B2C-Geschäft
- Kleine bis mittlere Geschäftskunden
- Einmalige Projektgeschäfte
- Kunden bestellen per E-Mail/Telefon
- Begrenztes IT-Budget
7 Fazit
E-Procurement mit cXML und Punchout ist kein Hexenwerk – aber auch keine Kleinigkeit. Der Aufwand lohnt sich, wenn Sie ernsthaft im B2B-Segment mit Großkunden arbeiten wollen.
Die wichtigsten Punkte:
- Punchout ist der Standard für dynamische Katalogintegration
- cXML ist zukunftssicherer als OCI
- SAP Ariba ist Pflicht für viele Konzerne
- Starten Sie klein und skalieren Sie bei Bedarf